档案库房设备配置及其特点深度解析

在档案库房中，设备是档案保管的必要工具，是档案安全保管必不可少的保障条件。档案保管的设备，就是指具有固定价值的一些机械、器具、仪器、仪表等技术设施。

PART.01

1. 档案库房设施设备有哪些

在日常的工作中，档案管理人员应全面认识并正确使用各种设备，以保证档案的安全。

NO.1
温湿度调节与检测设备

在档案的日常存放中，环境的温湿度直接影响着档案的寿命，而环境的温湿度会随着地域、气候、季节的不同而不同。每一种档案的保管，都有固定的温湿度要求。温度过高，载体原有水份蒸发，档案会干燥发脆、变色发黄，耐折程度降低。湿度过大，档案载体会生霉和繁殖其他有害生物。因此，就需要温湿度调节设备来保证档案库房中达到适宜的温度，并通过检测设备来进行检测。

常见的设备有空调装置、新风机、加湿机、除湿机、温湿度检测装置、空气质量检测装置等。

NO.2
消防灭火火安全设备

人们常说，水火无情，火是威胁档案安全保管的重要因素之一。在消防设施中，火灾自动报警系统和自动灭火系统是保障档案库房消防安全最有效的设施，无论是探测火灾还是扑救火灾，都能起到关键作用。要对这些设施设备定期进行维护保养，确保完好有效，能在关键时刻发挥其功效。并且根据所使用的灭火剂不同，所设置的自动化程度也不同。

而且防火设备也是有很多种类型的，档案库房也要根据档案的特点来选择相对应的设备。

常见的设备有火灾探测器、消防报警灭火控制器、气体灭火装置等。

NO.3
安防设施设备

安防设备是智慧档案库房建设中安全体系的重要组成部分，能够有效防范安全隐患发生，降低危害档案安全的风险威胁程度，一般设立人防、物防、技防“三位一体”的安防体系，即人力防范、物力防范和技术防范，实现针对档案实体、电子信息网络、人员环境等要素的风险预警防控。主要包括门禁、智能监控、红外双鉴报警器、智能驱鼠器、多功能漏水报警器等。

NO.4
照明设备

档案库房中的照明与其他场所的照明要求不同，为了减少对档案的损坏，档案库房中的照明亮度不需要太高，且光线要控制在对档案没有损害或损害很少。

根据《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求，档案库房内应防止日光直接摄入，避免紫外线对档案的危害。比如白炽灯或灯管表面经过防紫外线处理的日光灯，人进灯开，人出灯关的自动控制不仅节能而且有助于档案的安全保管。

常见的设备有智能光感探测器、智能灯光控制器等。

NO.5
档案保护与修复设备

档案保护与修复设备设备分为两种，一是为了保护档案原件，而将其迁移到其他载体过程中所需的设备，比如高速扫描仪，缩微拍照设备等；二是对破损档案进行修复的必须设备，比如字迹显示仪、档案修裱机等。

NO.6
档案存储设备

档案存储设备是否健全是档案库房建设的重要环境，直接影响档案资源建设、档案保管和档案利用工作。随着科学技术的发展，档案保管设备的种类更加丰富多样，更具现代化与专业化，为档案的安全保管提供强有力的支持。

常见的设备有密集架（手动/智能），五节档案柜，防磁柜、底图柜等。

PART.02

2. 每种设施设备类型，特点，缺点NO.1
档案环控设备

《档案馆工作通则（国档发〔1983〕14号）》要求档案库房必须坚固实用，并应具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施；第13号国家档案局令《机关档案管理规定》要求做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

根据档案库房“九防”设备的建设要求，做出以下分析：

序号	标准	设施设备	特点	缺点	改进措施
1	防潮	空调（配合 温湿度传感器、空气质量仪）、加湿除湿一体机等	①定期做好温、湿度记录。 ②适时采取措施，调控档案库房温湿度。 ③温度保持在14℃—24℃，日变化幅度不超过±2℃。 ④湿度保持在45%—60%，日变化幅度不超过±5%。	①加湿除湿一体机作用面积有限，针对大面积库房，布局摆放占地较多较杂乱，需配合加水车一同使用，长期开启，需要经常加水，水车有漏水风险； ②空调需常开启动，如选用立式空调需考虑空间布局，大型档案库房，设备摆放占地较多较杂乱。	除湿加湿、恒温设备选用吊顶设备，与天花吊顶融为一体，方便线路布设，美观大方，不占用地面空间，温湿度监测效果更好，自动加水，方便快捷。
2	防高温
3	防水	漏水监测报警设施	①顶层、底层安装防溢水报警设施。 ②供暖季节随时检查暖气管道情况，杜绝漏水事故发生。 ③雨季防雨水渗漏。	价格贵，触发报警后，漏水点寻找有一定难度。	选用定位式漏水监测系统
4	防火	灭火器、高压细水雾、七氟丙烷等	①配备专用消防设备，安装报警装置。掌握消防知识，会使用消防器材。 ②档案库房严禁吸烟，不能堆放易燃易爆物品。 ③保持档案库房、柜架整洁整齐，定期对密集架、线路、消防设施进行检查。	各类灭火装置价格差距较大，施工难以程度各不相异。管网式/柜式灭火装置造价贵，手提式灭火器造价便宜，但不能自动灭火。	根据不同面积不同条件的档案库房有针对性的选择
5	防盗	防盗门、防盗窗、门禁、红外报警器、视频监控摄像头	①门禁、钥匙由专人保管。 ②依据使用权限设置门禁。 ③定期巡检。	门禁只记录授权人员的信息，无法记录跟随人员的信息。	增加影像识别功能
6	防紫外线	遮光窗帘、照明设备等	严格照明管理，档案库房做到人走灯灭。	/	选用照明控制设备，自动窗帘，根据光线和人员情况，自动开停
7	防尘	空气净化机、除酸一体机、新风机、风淋室等	①远离污染源。 ②配置密封性好的窗户。 ③入库档案要做好除尘工作，人员进入库区要经过风淋室除尘。	大部分设备不能清除可吸入颗粒物，不能清除异味；可能产生臭氧。	选用大功率，效果好的设备进行换气除尘和消毒
8	防污染
9	防有害生物	消毒设备、防虫药、防霉药、鼠夹、防鼠药	①定期更换防虫、霉药物，发现虫、霉现象及时处理。 ②配置除鼠设备，定期更换防鼠药物。 ③火种、食品和有毒，易燃等物品一律不得入室。 ④入库档案要做好消毒工作。	需要人为干预补充防虫药剂，清理有害生物。	选用超声波自控驱鼠器

NO.2
档案存储设备

档案密集架是一种专门用于存放档案、图书、文件等物品的收纳容器。具有防止被损坏、存取方便、提升空间利用率等特点，是办公室、图书馆、档案室及企业单位等多种场所必备的收纳容器。

档案密集架的种类很多，其中最常见的有：木质档案密集架、塑料档案密集架、钢结构档案密集架等，每种档案密集架都具有其独特的特点，在选择使用时需要根据实际情况选择最合适的档案密集架。

1、木质档案密集架

木质档案密集架具有结构稳固、美观大方、质地细腻等优点，其特点是外观美观，可根据不同室内装饰风格选择合适的木质档案密集架，增添室内装饰档次，但不耐腐蚀、潮湿、防虫效果差。

2、塑料档案密集架

塑料档案密集架具有结构简单、价格低廉、质地轻便等优点，其特点是轻便简单，可抵抗潮湿环境，耐腐蚀，可长期保持档案完整，但耐用性较差。

3、钢结构档案密集架

钢结构档案密集架具有结构简单、质地强韧、价格实惠、耐用性好、抗腐蚀、抗潮湿等优点，其特点是耐用性强，可抵抗极端高温，抗压能力强，可满足不同需求，是最常用的档案密集架，适用于绝大部分场景，也是众多企业的选择。

档案密集架的结构特点有：

（1）柜体：柜体分为二柱式、箱式、全封闭式结构，满足不同人群的需求。

（2）地轨：地柜采用冷拉方钢和冷轧钢焊接组成，具有质地坚固、耐用性强的特点；

（3）抽屉：用于存放档案，一般由金属或木质材料制成，具有质地细腻、耐用性强的特点；

（4）手柄：手柄可选用方向盘和折叠式手柄，标准6层，每层承重80KG，具有质地耐用、使用方便的特点；

（5）制动：标配闪电锁，可定制密码锁，用于锁定抽屉，一般由金属或塑料材料制成，具有质地耐用、安全可靠的特点。

档案密集架的优点有：

（1）节省时间，提升效率。相对于传统档案架，使用密集架存储查询档案更加方便，可以很轻松的就能够找到你想要的档案资料，节省时间，提高工作效率。

（2）档案密集架对空间的要求小。密集架采用层次结构，每个层次可以实现自动化管理，同时每个层次衔接紧密，不浪费密集架的宝贵空间，因此密集架保存量非常大。小小的一个区域就能存储大量的档案，充分提高办公区域的利用率。

（3）密集架能够很好地适应各种空间环境。每一列架构都由底盘、双柱、搁板及支撑板、顶板、护板、传动机构、导轨等部分组成。底部有防鼠装置，搁板下面带防虫装置。因此密集架是具有防潮、防湿、防尘、防鼠、防虫等功能。

档案密集架的缺点有：

（1）重量较重：档案密集架重量较重，安装和搬运需要专业技术；

（2）安装复杂：档案密集架安装复杂，需要专业工具和技术才能正确安装。

（3）承重因素：档案库楼面均布荷载标准值不应小于5kN/㎡，采用密集架时不应小于12kN/㎡。以保障其在使用过程中不会发生倒塌或其他安全事故。

档案密集架的使用注意事项有：

（1）应避免放置超重的物品，以免损坏档案密集架；

（2）应避免长期存放潮湿物品，以免造成腐蚀；

（3）应避免放置易燃物品，以免造成火灾；

（4）应定期清洁和维护档案密集架，以保持其正常使用状态。

PART.03

3. 特殊载体档案选用设施设备难点及注意事项

特殊载体档案一般是指以磁性材料、感光材料等为主要载体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录，包括照片、录音带、录像带、影视片、光盘等。对于光盘、计算机磁带等特殊载体档案，针对记录内容、记录内容产生过程及相应支持软硬件的“文字说明”是不可缺少的部分。

特殊载体档案由于载体的特殊性，虽然与相关主题内容的纸质档案密不可分，但在整理时为了便于保管和利用，应当单独进行分类、整理和组成保管单位，通过注明档案参见号的方式来与相关主题的纸质档案进行链接，维护档案的完整性和系统性。

特殊载体档案按不同载体形式分成：照片档案、光盘档案、磁带档案、磁盘档案、胶片档案、实物档案等。

NO.1
特殊载体档案分类1、照片档案

（1）普通照片：是指企事业单位在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由照片（底片）及文字说明构成。现阶段我们说的照片档案主要以这种形式为主。

（2）数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

2、光盘档案：

光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。

3、磁带档案：

可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。

4、磁盘档案：

磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。

5、胶片档案：

胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。

6、实物档案：

包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。

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特殊载体档案选用设备1、防磁柜

防磁柜针对外部磁场过大，热源太强或有强烈震源等原因引起的资料消磁现象，采用优质冷轧钢板，内部专业防磁构造设计，能有效的屏蔽磁场，阻隔热源，从而使音带、 磁带 、录影带、磁盘等资料的存放更安全可靠。

2、实物展示柜

实物展示柜是一种重要的陈列和展示工具，具有展示实物、保护实物、增加产品陈列效果、提升品牌形象和提高艺术品展示效果等多种作用和用途。可针对证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等实物档案进行存储。

3、实物档案密集架

实物档案密集架是针对实物档案的功能和特点定制设计开发，方便各类载体保管的存储设备，分别为奖牌密集架、奖杯密集架、书画密集架、防磁柜密集架、底图密集架等。

NO.3
特殊载体档案选用设备的难点及注意事项

序号	设备名称	存储类型	难点	注意事项
1	防磁柜	照片档案、光盘档案、磁带档案、磁盘档案、胶片档案	1、设备重量大，不宜搬运； 2、空间利用率不高，受限于房间的大小进行布局摆放； 3、相比纸质档案来说，档案的存储、调阅受限； 4、不可存储实物档案。	1、考虑库房的承重是否符合要求； 2、档案的环境是否具备存储要求，如不符合，可选用恒湿恒温防磁柜。
2	实物展示柜	实物档案、证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等	不可存储照片档案、光盘档案、磁带档案、磁盘档案、胶片档案，如需要存储，需配合防磁柜一同使用。	档案的环境是否具备存储要求，档案室需要增加相关配套设施，保证档案室恒湿恒温。
3	实物档案密集架	照片档案、光盘档案、磁带档案、磁盘档案、胶片档案、实物档案	1、设计难度较大。每个架体的尺寸、规格各不相同，需要专业设计人员针对空间及档案存量精准设计； 2、对比纸质档案密集架，生产开发成本较高。	需确定需求，根据实物档案的存储量，准确定制开发专业存储设备

山东泰物公司自主研发的档案库房环境监测系统，已成功实施于全国超过100个档案库房项目。泰物致力于智能化档案库房的建设和管理，欢迎来电咨询